Быть, а не казаться хорошим HRом
Привет, моя ответственная и креативная! Я создала для тебя небольшую, но очень важную памятку-инструкцию образцового Менеджера по персоналу. Уверена, что у тебя получится ей следовать и ежемесячно получать премии ;)
Морально-должностная инструкция
Тут про планы
Ежемесячные и ежедневные
Тут про Корпораты
Как сделать праздник без кредита
Тут про АХЧ
Где взять туалетную бумагу и кофе?
Тут про журнал
Чего писать, когда сдавать?
Погнали
Тут адаптацию
Что делать с новеньким
Тут про удаленщиков
Держим связь с домашними
Нам нужен чёткий план
Как составлять ежемесячные и ежедневные планы.
Ежемесячные планы
- это общий план твоей работы на текущий месяц.
Составляем тут, через "+" выбираем "План работ (общий)".
Для удобства делим задачи по папкам.
Пример плана тут.
Из важного:
Обязательно прописываем критерии выполнения.
На пунктах плана из "Дополнительного функционала" и те, что на контроле у Москалевой И. (работа с персоналом, корпоративные журналы, корпоративные мероприятия) заказчика меняем на Москалеву И.
Составляем тут, через "+" выбираем "План работ (общий)".
Для удобства делим задачи по папкам.
Пример плана тут.
Из важного:
Обязательно прописываем критерии выполнения.
На пунктах плана из "Дополнительного функционала" и те, что на контроле у Москалевой И. (работа с персоналом, корпоративные журналы, корпоративные мероприятия) заказчика меняем на Москалеву И.
Планы закрываем не позднее 1-го числа нового месяца. Новый план работ открываем не позднее 6-го числа текущего месяца.
Ежедневные планы работ
- это тот перечень дел, которые ты планируешь сделать сегодня.
Формат: документ в Excel, папочка с ними тут.
Основные правила:
Вначале пишем пункт месячного плана, затем конкретное действие.
Чем подробнее описано действие, тем лучше.
Каждая новая неделя - отдельный лист в документе.
Как только месяц закончился, все прошедшие недели можно скрыть.
Планы отправляются ежедневно в диалог Москалева И. + Ивашкевич М. в первые
1,5 часа работы (!!!)
Фактическое время работы заполняем в конце для, либо в момент составления нового плана.
ВАЖНО! Всегда указываем причину невыполненного пункта, а также те, незапланированные задачи, которые возникли в течение дня.
Формат: документ в Excel, папочка с ними тут.
Основные правила:
Вначале пишем пункт месячного плана, затем конкретное действие.
Чем подробнее описано действие, тем лучше.
Каждая новая неделя - отдельный лист в документе.
Как только месяц закончился, все прошедшие недели можно скрыть.
Планы отправляются ежедневно в диалог Москалева И. + Ивашкевич М. в первые
1,5 часа работы (!!!)
Фактическое время работы заполняем в конце для, либо в момент составления нового плана.
ВАЖНО! Всегда указываем причину невыполненного пункта, а также те, незапланированные задачи, которые возникли в течение дня.
Алло, это Грузия?
Работа с дистанционными сотрудниками
Мы в ответе за тех, кого отправили на удаленку
Еженедельно мы заполняем отчет по удовлетворённости работой/коллективом/компанией и общем состоянии дистанционных сотрудников.
Зачем?
Нам сложно предвидеть проблему сотрудника, когда он отсутствует в нашем ежедневном поле зрения. Поэтому такой "мониторинг настроения" помогает нащупать проблемы и начать предпринимать шаги к их решению.
Формат: документ в Excel, шаблон тут.
Отчет отправляется в отдельный диалог с Москалевой И. и Жегульской Е. согласно следующему порядку:
ВАЖНО!
Не включать в отчет тех, кто по документах относится к дистанционке, но по факту ходит в офис.
Даже если не успели опросить достаточное количество сотрудников, отчет все-равно отправляем с ЛЮБЫМ количеством.
Новая неделя всегда обозначена в начале документа.
Зачем?
Нам сложно предвидеть проблему сотрудника, когда он отсутствует в нашем ежедневном поле зрения. Поэтому такой "мониторинг настроения" помогает нащупать проблемы и начать предпринимать шаги к их решению.
Формат: документ в Excel, шаблон тут.
Отчет отправляется в отдельный диалог с Москалевой И. и Жегульской Е. согласно следующему порядку:
- каждый ВТ: Смолина О., Скоромная М., Петрова А., Демакова О.
- каждый ЧТ: Иванова Д., Кантюкова Д, Жегульская Е., Курлаева Я., Латышева А., Чусовкова Л.
ВАЖНО!
Не включать в отчет тех, кто по документах относится к дистанционке, но по факту ходит в офис.
Даже если не успели опросить достаточное количество сотрудников, отчет все-равно отправляем с ЛЮБЫМ количеством.
Новая неделя всегда обозначена в начале документа.
Корпоративный журнал
Креативная пресса наших филиалов
Каждый мечтает попасть в "телевизор"
Собственное издание - классный инструмент корпоративной культуры. Ребята стремятся попасть в журнал, радуются, когда об их успехах узнают коллеги и, даже если сами не хотят давать интервью, с удовольствием читают про знакомые лица.
Основные рубрики:
Журнал собирается в редакторе Canva, либо через онлайн-конструктор Tilda.
Ежемесячно сдают журнал: Смолина О., Иванова Д., Скоромная М., Латышева А.
Раз в 2 месяца сдают журнал: Кантюкова Д., Демакова О., Курлаева Я., Петрова А.
Первичная проверка журналов осуществляется Смолиной О. Для этого можно просто скинуть свой pdf-файл ей с ЛС, либо завести совещание и проверить совместно.
После внесения правок, нужно записаться к Москалевой И. на проверку в формате видеосовещания.
ВАЖНО: Если журнал не был показан Смолиной О., Москалева И. отменит его проверку. У Москалевой И. не должно быть больше одного совещания по проверке журнала в день.
Основные рубрики:
- "Обзор" новых сотрудников
- Анонсы корпоративных мероприятий и отчет о том, как они прошли
- Конкурс и поздравление победителей
- Путешествия/особые хобби сотрудников
Журнал собирается в редакторе Canva, либо через онлайн-конструктор Tilda.
Ежемесячно сдают журнал: Смолина О., Иванова Д., Скоромная М., Латышева А.
Раз в 2 месяца сдают журнал: Кантюкова Д., Демакова О., Курлаева Я., Петрова А.
Первичная проверка журналов осуществляется Смолиной О. Для этого можно просто скинуть свой pdf-файл ей с ЛС, либо завести совещание и проверить совместно.
После внесения правок, нужно записаться к Москалевой И. на проверку в формате видеосовещания.
ВАЖНО: Если журнал не был показан Смолиной О., Москалева И. отменит его проверку. У Москалевой И. не должно быть больше одного совещания по проверке журнала в день.
Корпоративы
Треш, угар, содомия!
Делаем праздник. Когда? Всегда!
Самая любимая и одновременно трудоемкая задача любого HRа - организовать классный, но недорогой корпоратив, обеспечив максимальную явку сотрудников.
Праздники с БОЛЬШИМИ корпоративами:
Праздники с корпоративами поменьше (могут пройти в офисе, могут на выезде)
Праздники с минимальным движем
Обязательные действия:
- Перед оформление основной сметы отправляем подробную концепцию текстовым сообщением Москалевой Ирине.
- После согласования за месяц до начала мероприятия (НГ за 2 месяца) составляем поручение на Коршунову Марию и Москалеву Ирину. В поручении описана концепция, приложена смета, все договоры и счета, список участников.
- Заводим договор (если он есть) и добавляем Коршунову Марию в обсуждение по договору. Договор заводим не позднее, чем за 14 дней до мероприятия.
- Счет необходимо заводить непозднее, чем за 7 рабочих дней до мероприятия.
Праздники с БОЛЬШИМИ корпоративами:
- Новый Год
- День рождения филиала
Праздники с корпоративами поменьше (могут пройти в офисе, могут на выезде)
- День Программиста и Тестировщика
- 23 февраля/8 марта
Праздники с минимальным движем
- 14 февраля
- Хэллоуин
Обязательные действия:
- Перед оформление основной сметы отправляем подробную концепцию текстовым сообщением Москалевой Ирине.
- После согласования за месяц до начала мероприятия (НГ за 2 месяца) составляем поручение на Коршунову Марию и Москалеву Ирину. В поручении описана концепция, приложена смета, все договоры и счета, список участников.
- Заводим договор (если он есть) и добавляем Коршунову Марию в обсуждение по договору. Договор заводим не позднее, чем за 14 дней до мероприятия.
- Счет необходимо заводить непозднее, чем за 7 рабочих дней до мероприятия.
- Если счет заводится позже, чем за 7 дней (форс-мажор), то пишем гарантийное письмо подрядчикам о том, что оплата будет произведена позже назначенного времени.
- После завершения мероприятия в течении 1-2 недель предоставляем закрывающие документы (акты и т.д.) и фото/видео отчеты.
Фотографируем бесплатно.
Удаляем - за деньги.
Удаляем - за деньги.
АХЧ
Помогаем офису не умереть
Та самая МАТЬ, у которой есть ВСЁ!
Тут решаем важные проблемы с пропитанием в офисе.
Месячный бюджет = 300 р. * количество человек в офисе.
Где заказать?
Выбираем любого поставщика с которым можно заключить официальный договор или использовать уже проверенные сервисы:
Месячный бюджет = 300 р. * количество человек в офисе.
Где заказать?
Выбираем любого поставщика с которым можно заключить официальный договор или использовать уже проверенные сервисы:
- Озон
- Сбермаркет
- Комус
- KDV (каждый регион заключает договор самостоятельно).
4. Отправляем на согласование Макаренко У.
Канцелярия:
Канцелярия:
- Заходим на сайт (обычно это Комус), наполняем корзину (согласовываем со своим АХО, если есть)
- Выгружаем счет от магазина и оформляем обычное поручение с просьбой оплатить заказ Петровой Юлии.
Порядок заказа
Печенье/кофе и др. заказываем с 20-го числа каждого месяца
Канцелярия и предметы личной гигиены раз в месяц (по наличию).
Вкусняшки:
Печенье/кофе и др. заказываем с 20-го числа каждого месяца
Канцелярия и предметы личной гигиены раз в месяц (по наличию).
Вкусняшки:
- На любом из сервисов с вкусняшками набиваем корзину и формируем счет.
- Заходим в СБИС в раздел "Деньги" - "Заявка на оплату".
- Через "+" добавляем "Заявка на оплату в ГО" и заполняем форму (пример ниже).
Адаптация
Не бросай ближнего своего
Привет, как ты?
Первые месяцы для нового сотрудника - самые сложные. Поэтому HR должен быть особенно внимателен к таким ребятам. Банальные вещи про попить вместе чай говорить не буду. А вот про обязательные рассылки напишу.
То, что точно нужно сделать после приема:
Через 2 недели отправляем первую рассылку с текстом:
Для новенького: "Привет! Недавно ты устроился к нам на работу. Ответьте мне, пожалуйста, на несколько вопросов:
1. Какое было первое впечатление о компании? Что изменилось?
2. Все ли необходимое есть у вас для работы? Были ли проблемы с настройкой рабочего места? Если да, то
какие именно?
3. Все ли понятно в системе начисления зарплаты? Отпусков, больничных? Успели ли ознакомиться со
схемой мотивации в отделе разработки?
4. Есть ли у вас логин на habr.com? Укажите его, и мы добавим вас в наш блог.
5. Познакомились ли вы с сотрудниками вашего отдела/группы?
6. Знаете ли вы кто, чем занимается, к кому с каким вопросом обращаться?
7. Есть ли трудности во взаимодействие с коллегами/руководителем?
8. Всегда ли понятно ставятся задачи? Дается ли конструктивная обратная связь?
9. Кто является вашим наставником? Ознакомили ли вас с индивидуальным планом обучения?
10. Проходите ли вы сейчас обучение? К изучению каких уроков вы успели приступить:
• уроки Платформы
• документация Платформы
• разворот локального стенда
• документация по продукту
• работа с Git."
Для наставника: "Привет) К вам недавно вышел новый сотрудник _________
Ответьте мне, пожалуйста, на вопросы по поводу сотрудника:
1. Насколько быстро сотрудник усваивает новую информацию?
2. Как часто общаетесь с сотрудником? Как вы считаете, достаточно ли этого?
3. Проявляет ли сотрудник активность при обучении? Задает ли сам вопросы?
4. Насколько оправдались ожидания относительно сотрудника?
5. Скажите свое мнение, впечатление о сотруднике"
- внести новичка в таблицу приемов (делаем в день приема)
- добавить во все чаты/группы
- кинуть ссылки на важные предстоящие события (если такие есть)
Через 2 недели отправляем первую рассылку с текстом:
Для новенького: "Привет! Недавно ты устроился к нам на работу. Ответьте мне, пожалуйста, на несколько вопросов:
1. Какое было первое впечатление о компании? Что изменилось?
2. Все ли необходимое есть у вас для работы? Были ли проблемы с настройкой рабочего места? Если да, то
какие именно?
3. Все ли понятно в системе начисления зарплаты? Отпусков, больничных? Успели ли ознакомиться со
схемой мотивации в отделе разработки?
4. Есть ли у вас логин на habr.com? Укажите его, и мы добавим вас в наш блог.
5. Познакомились ли вы с сотрудниками вашего отдела/группы?
6. Знаете ли вы кто, чем занимается, к кому с каким вопросом обращаться?
7. Есть ли трудности во взаимодействие с коллегами/руководителем?
8. Всегда ли понятно ставятся задачи? Дается ли конструктивная обратная связь?
9. Кто является вашим наставником? Ознакомили ли вас с индивидуальным планом обучения?
10. Проходите ли вы сейчас обучение? К изучению каких уроков вы успели приступить:
• уроки Платформы
• документация Платформы
• разворот локального стенда
• документация по продукту
• работа с Git."
Для наставника: "Привет) К вам недавно вышел новый сотрудник _________
Ответьте мне, пожалуйста, на вопросы по поводу сотрудника:
1. Насколько быстро сотрудник усваивает новую информацию?
2. Как часто общаетесь с сотрудником? Как вы считаете, достаточно ли этого?
3. Проявляет ли сотрудник активность при обучении? Задает ли сам вопросы?
4. Насколько оправдались ожидания относительно сотрудника?
5. Скажите свое мнение, впечатление о сотруднике"
Через 2 месяца отправляем вторую рассылку с текстом:
Для новенького: "____, привет, ты работаешь в нашей компании 2 месяца. Ответь мне, пожалуйста, на несколько вопросов:
1. Все ли необходимое у вас есть для работы?
2. Нравится ли то, чем вы сейчас занимаетесь?
3. Какие задачи перед Вами ставил руководитель/наставник? Считаете ли вы, что справились с ними? Если
нет, напишите, почему
4. Дается ли обратная связь от наставника/руководителя? Достаточно ли ее?
5. Все ли устраивает в организации рабочего процесса? Возможно, что-то хотелось бы поменять?"
Для наставника: "Привет, ______
Два месяца назад к вам вышел новый сотрудник ______________
Ответьте мне, пожалуйста, на вопросы по поводу сотрудника:
1.
Умеет ли сотрудник самостоятельно находить информацию в справочных материалах? Оцените по
шкале от 1 до 4, где:
1 – не умеет,
2 – старается, но часто не находит нужное,
3 – чаще всего находит,
4 – практически всегда находит
2.
Насколько хорошо сотрудник изучил предметную область вашего отдела и «свой» продукт?
Оцените по шкале от 1 до 4, где:
1 – плохо,
2 – удовлетворительно,
3 – хорошо,
4 – отлично
3.
Справляется ли сотрудник со своими обязанностями?
Оцените по шкале от 1 до 4, где:
1 – не справляется,
2 – справляется, но требует постоянной помощи,
3 – чаще всего справляется,
4 – справляется самостоятельно
4. Проявляет ли инициативу в работе?
5. Влился ли в коллектив? Общается с коллегами? Насколько коммуникабелен?
6. Как вы считаете, нравится ли ему то, чем он сейчас занимается?
7. Каковы прогнозы: пройдет ли испытательный срок?"
Для новенького: "____, привет, ты работаешь в нашей компании 2 месяца. Ответь мне, пожалуйста, на несколько вопросов:
1. Все ли необходимое у вас есть для работы?
2. Нравится ли то, чем вы сейчас занимаетесь?
3. Какие задачи перед Вами ставил руководитель/наставник? Считаете ли вы, что справились с ними? Если
нет, напишите, почему
4. Дается ли обратная связь от наставника/руководителя? Достаточно ли ее?
5. Все ли устраивает в организации рабочего процесса? Возможно, что-то хотелось бы поменять?"
Для наставника: "Привет, ______
Два месяца назад к вам вышел новый сотрудник ______________
Ответьте мне, пожалуйста, на вопросы по поводу сотрудника:
1.
Умеет ли сотрудник самостоятельно находить информацию в справочных материалах? Оцените по
шкале от 1 до 4, где:
1 – не умеет,
2 – старается, но часто не находит нужное,
3 – чаще всего находит,
4 – практически всегда находит
2.
Насколько хорошо сотрудник изучил предметную область вашего отдела и «свой» продукт?
Оцените по шкале от 1 до 4, где:
1 – плохо,
2 – удовлетворительно,
3 – хорошо,
4 – отлично
3.
Справляется ли сотрудник со своими обязанностями?
Оцените по шкале от 1 до 4, где:
1 – не справляется,
2 – справляется, но требует постоянной помощи,
3 – чаще всего справляется,
4 – справляется самостоятельно
4. Проявляет ли инициативу в работе?
5. Влился ли в коллектив? Общается с коллегами? Насколько коммуникабелен?
6. Как вы считаете, нравится ли ему то, чем он сейчас занимается?
7. Каковы прогнозы: пройдет ли испытательный срок?"
Результаты вносим в таблицу приемов с датой опроса.
Обо всех негативных, подозрительных моментах сообщаем Москалевой И. и Журавлевой С.
Обо всех негативных, подозрительных моментах сообщаем Москалевой И. и Журавлевой С.
Получается, всё ;) Ты великолепна!
